dimanche, mai 27, 2007

OpenOffice.org: bilan d'une migration


est l'outil de tous maintenant !


... dans tous les services, pour environ 600 personnes. (600? 700? on tient moins à jour le compte des utilisateurs quant on ne gère plus les licences !) Seuls une vingtaine de personnes possèdent encore Office97 sur leur portable. Et 90% des utilisateurs sont sous Linux.

Les plus:

- Tout le monde a le même outil dans l'entreprise, même si nous utilisons des systèmes d'exploitation différents: Linux, Windows 2000, Windows XP. Nous voici donc libres de nos choix technologiques pour le poste utilisateur.

- Pour la plupart des utilisateurs, ca ne change pas grand chose. Après une perte d'efficacité au début, au bout de quelques semaines il y a peu de questions soumise au service informatique. Les utilisateurs les plus réfractaires au changement sont évidement plus lourds à gérer. L'intérêt de la migration poste à poste que nous avons fait étale ce problème sur la durée.

- Pour le service info: On ne gère plus les licences ! Les licences OEM attachées aux postes, les migrations depuis des versions antérieures d'office 97, les quelques versions d'office 2000 que nous n'avions pas pu déployer (difficile sur TSE de faire cohabiter les versions !), les utilisateurs laissés pour compte qui finissent par venir avec leur micro perso+leur version d'office piratée...

- On avait un peu peur pour les fonctions avancées: la génération d'étiquettes, le mailing. Finalement c'est très facile et les utilisateurs arrivent à se débrouiller tout seuls.

- La migration met en relief que les utilisateurs même avancés, n'utilisaient pas les styles dans Office, ni même les modèles de documents... Le F11 pour changer les styles est vite expliqué et permet de faire rentrer petit à petit ce nouveau mode de fonctionnement.

- On a développé de nouvelles applications avec des macros OpenOffice facilement, le langage est facile à apprendre. Par exemple, nous avons réalisé un outil pour faire remonter des informations en masse vers notre ERP sur Iseries, beaucoup plus simple à utiliser que Client Access. Il manquait une fonction à Calc pour convertir facilement une colonne au format texte, une macro a fait l'affaire.

- Le reflexe d'envoyer aux correspondants des versions au format Word est vite pris, avec le menu Fichier/Envoyer/Envoi par email sous forme de document word/excel.

- Nous avions installé le visualiseur Microsoft Excel et Word aux personnes qui n'avaient pas Office. Et bien... OpenOffice affiche les documents avec beaucoup moins de problèmes !

- La prochaine version intègrera une version améliorée des graphiques sous calc,
et un générateur d'état avancé sous Base. (Il semble que tout soit Ok pour la 2.3)
Donc en septembre 2007, quelques tests, un rpm -Uvh ooo*.rpm, et voilà ! Sous linux/Nomachine, je peux même migrer sans arrêter les utilisateurs qui ont déjà lancé Ooo...

Le nouveau moteur des graphiques :



Les moins:

- La consommation mémoire est toujours très importante. A nombre d'utilisateurs égal, on met moins d'utilisateurs openoffice sur nos serveurs linux/OpenOffice que sur nos TSE/Office (cf post précédent). Pour les portables, notre parc a été renouvelé récemment et c'est rarement un problème. De plus il y a pleins d'espoirs d'amélioration pour les versions 2.3 et au delà: Integrated_Performance_Improvements

- La longueur de chargement de certains fichiers Calc ou Excel lourds (5Mo et plus de 40000 lignes). "Adaptation de la hauteur des lignes" pendant 6 minutes sur un Bi-Xeon 3HGZ... Alors que le fichier met moins de 30 secondes à ce charger sous Excel. C'est de mieux en mieux au fil des versions, mais pour certains fichiers, même la version 2.2 n'améliore pas les choses.

- Quelques fichiers en réception de l'extérieur passent mal. Souvent: Format altéré sous Writer, présentation sous Impress avec fond manquant. Mais rien d'inutilisable.

Si les désagréments perçus sur ces trois derniers points s'atténuaient, évidement qu'il y aurait une adoption d'openoffice beaucoup plus massive dans les entreprises. Maintenant, c'est une suite mature dans les fonctionnalités par rapport à la concurrence, espérons que les développeurs mettent le paquet là-dessus pour les prochaines versions.

- L'impression sous Calc: Par défaut tout le classeur s'imprime. Il faut régler une option pour n'imprimer que l'onglet par défaut. Mais parfois rien de s'imprime et il faut aller créer une zone d'impression, cela perturbe pas mal les utilisateurs.

- Pas facile d'expliquer la notion de format de fichier à certains utilisateurs... qui confondent déjà une application et un fichier: Un fichier .doc C'EST Word !

- Une différence sur le résultat d'une formule constatée entre Excel et Calc. Il est vrai que la formule d'origine se basait sur une chose un peu tordue. Pour résumer, un SINON oublié dans un SI, et la valeur FAUX qui en résultait servait à afficher 0, un peu par chance. Corrigé très facilement.

- Quelques crash observés, mais pas beaucoup plus qu'avec Office sur les TSE en fait.

Autres observations:
- Chaque nouvelle version d'ooo apporte des améliorations appréciables. Facile de mettre à jour les clients légers, mais moins évident pour les portables distants.

- Nous n'avons formé personne à OpenOffice. Le basculement s'est effectué poste par poste, avec 1/2H à 1H d'explication (nouvel environnement linux compris). La plupart des personnes appellent 1 ou 2 fois ensuite, puis peu de questions finalement.

- Notre système d'information n'était pas basé sur Office. Pas de lien avec l'ERP, pas de GED. Cela facilite la migration.

- Pendant la migration, nous avions laissé pendant un temps Office97 et OOO en même temps sur certains profils. Nous avions associés tous les format à OpenOffice par défaut, et expliqué aux utilisateurs de n'utiliser Office qu'en secours et de nous remonter les documents qui posent problème. Peu ont joué le jeu: à la première difficulté sous OpenOffice, le réflexe d'ouvrir systématiquement avec Office97 revient, même si c'est plus compliqué (on avait enlevé les raccourcis Office du bureau et planqué le démarrage dans un coin du menu démarrer). Donc en résumé, ne pas sous estimer la faculté des utilisateurs à se compliquer la vie pour se ramener à des choses connues.

- La migration brutale est donc beaucoup plus efficace pour l'utilisateur et pour le service informatique. Au pire on reprend quelques documents importants, et on déjoue les difficultés au fil de l'eau directement avec lui.

- En revanche, nous avons bien peu aidé la communauté OpenOffice, cela dit quelques utilisateurs vont partir en formation OpenOffice, nous avons acheté des bouquins (excellent Programmation OpenOffice.org 2 : Macros OOoBasic et API chez Eyrolles), et je me rattrape un peu avec ce témoignage...